โปรแกรมจัดเก็บ Procedure ห้องแล็บแบบ Digital: วิธีลดเวลาจัดการเอกสาร ISO ให้เหลือน้อยที่สุด
เอกสาร ISO คือภาระที่ใหญ่ที่สุดของห้องแล็บ
สำรวจ QA Manager ห้องแล็บสอบเทียบ 150 แห่งในประเทศไทย พบว่า เฉลี่ย 12 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ ถูกใช้ไปกับการจัดการเอกสาร ISO ได้แก่ การอัปเดต SOP, การพิมพ์และแจกจ่ายเอกสารใหม่, การติดตามว่าใครได้อ่านเอกสารใหม่แล้ว และการเตรียมเอกสารสำหรับการตรวจ เวลา 12 ชั่วโมงต่อสัปดาห์เท่ากับ 48 ชั่วโมงต่อเดือน หรือ 576 ชั่วโมงต่อปี ซึ่งอาจถูกนำไปใช้กับงานที่สร้างรายได้ได้มากกว่า
Procedure ห้องแล็บที่ต้องจัดการมีอะไรบ้าง?
ห้องแล็บสอบเทียบโดยทั่วไปมีเอกสาร Procedure ประมาณ 3 ระดับ:
- Level 1 — Quality Manual: อธิบายนโยบายและกรอบระบบคุณภาพโดยรวม (1-2 เล่ม)
- Level 2 — Procedures: SOP ที่อธิบายขั้นตอนงานในระดับแผนก (10-30 ฉบับ)
- Level 3 — Work Instructions & Forms: คำแนะนำงานเฉพาะและแบบฟอร์มบันทึก (50-200 ฉบับ)
ห้องแล็บที่มีเอกสารกว่า 200 ฉบับและบริหารด้วย Folder บน Server จะใช้เวลาค้นหาและตรวจสอบเวอร์ชันมากอย่างไม่จำเป็น
วิธีลดเวลาจัดการเอกสาร ISO ด้วยระบบ Digital
1. Centralized Digital Repository
แทนที่จะเก็บเอกสารในหลาย Folder บนหลาย Server หรือ SharePoint ที่ไม่ได้ออกแบบมาสำหรับ Document Control ให้ใช้ระบบ Digital ที่ออกแบบมาเพื่อการจัดการเอกสาร ISO โดยเฉพาะ เอกสารทุกฉบับอยู่ในที่เดียว ค้นหาได้ทันที
2. Automated Review Cycle
กำหนดรอบการทบทวนเอกสาร (เช่น ทุก 1 ปีสำหรับ SOP) ระบบจะแจ้งเตือน Document Owner อัตโนมัติเมื่อถึงกำหนด ไม่ต้องติดตามด้วยตนเอง
3. Digital Read and Acknowledge
เมื่อออกเอกสารเวอร์ชันใหม่ พนักงานที่เกี่ยวข้องจะได้รับแจ้งเตือนและต้องกด "รับทราบ" ในระบบ สร้างหลักฐานดิจิทัลว่าทุกคนได้อ่านเอกสารล่าสุดแล้ว แทนการเซ็นชื่อในกระดาษ
4. Template Library
สร้าง Template มาตรฐานสำหรับ SOP, Work Instruction, Calibration Certificate และแบบฟอร์มต่าง ๆ เมื่อต้องสร้างเอกสารใหม่ ใช้ Template เป็นจุดเริ่มต้น ลดเวลาและรับประกันรูปแบบที่สอดคล้องกัน
5. QR Code สำหรับพิมพ์เอกสาร
เอกสารที่พิมพ์ออกมาควรมี QR Code ที่ลิงก์ไปยังเวอร์ชันล่าสุดใน Digital System พนักงานในพื้นที่ที่ไม่มีหน้าจอสามารถสแกน QR เพื่อยืนยันว่าเอกสารกระดาษที่มีอยู่ยังเป็นเวอร์ชันล่าสุดหรือไม่
ผลลัพธ์ที่ห้องแล็บได้รับจากการ Digitize เอกสาร ISO
- ลดเวลาค้นหาเอกสาร จาก 15-20 นาทีต่อครั้ง เหลือไม่ถึง 1 นาที
- ลดเวลาเตรียม Audit จาก 3-4 สัปดาห์ เหลือ 1-2 วัน
- ลด Non-conformity เรื่องเอกสารในการตรวจ ISO ได้ทันที
- ลดการใช้กระดาษ และค่าใช้จ่ายในการพิมพ์
- เพิ่มความมั่นใจ ของทีมงานว่าใช้เอกสารที่ถูกต้อง
LabSync Digital Document Management
LabSync มีระบบจัดการเอกสาร Digital ที่ออกแบบมาตรงตามความต้องการของห้องแล็บ ISO 17025 รองรับการสร้าง, อนุมัติ, แจกจ่าย, และติดตามการรับทราบเอกสารทั้งหมดในระบบเดียว ลดภาระงานเอกสาร ISO ได้มากกว่า 60% ตามที่ผู้ใช้ reported
เริ่มทดลองใช้ได้ทันที ไม่มีค่าติดตั้ง